zoomセミナー開催のコツと手順は?実際に主催や参加してわかったこと

こんにちは!自分メディアの千明です。

今回はZoomのセミナーに初挑戦!という方に向けての記事になります。

何事も初挑戦は、ドキドキですよね。出来るだけ調べて、実際どんな風なのか、ということをイメージできるとかなり気持ちが楽になります。

  • リアルセミナーとの違い
  • セミナーに向けての準備
  • 便利なZoomの機能をセミナーに生かす!
  • よくある困ったこと

など

手順だけでなく、実際に開催してみて、また、参加してみた時に気づいたことを紹介しますね。

Zoomのセミナーの手順とコツ

Zoomがここまで広まったのは、簡単に使え、セミナーがしやすいからですね。Skypeだと、主催も参加者も両方アカウント登録が必要で、電話をかけあうことが必要ですが、zoomは、もっと簡単な手順でセミナーを主催できます。

Zoomでセミナーを開催する手順は、

  1. 参加者に招待リンクを送る
  2. zoomを立ち上げる
  3. リンクから参加してもらう

という流れです。

Zoomでセミナーをするのもリアルでするのも、本質的には同じだと思います。大きな違いは、リアルセミナーだと参加者も講師も同じ空間にいるので、お互いの空気感が共有できたり、集中力も持ちますが、zoomだと、参加者は自分の空間にいるので、参加意識が薄くなりがちだ、ということです。

その辺をzoomの機能を使っていかに意識を上げるのか、ということがポイントになると思います。

千明
千明

ビデオオフだと、寝ててもわからないですもんね~。

では、事前準備、と手順、コツについてお話ししますね。

Zoomセミナーの事前準備

ゼミナーの事前準備は、機材準備と招待リンクの送付です。

必要な機材は、カメラとマイクです。

PCに内蔵のカメラがない場合、PCの内蔵カメラがあっても、画像が悪い場合ともウエブカメラはあったほうが画像がきれいになります。

肩ひじ張らないセミナーならいいのですが、きちんとしたい場合はカメラ写りも気にしないといけませんよね。PCの内蔵カメラだと暗く汚い画像になりがちです。

事前に用意しておきましょう。

もし、用意が間に合わないときは、スマホをウエブカメラ替わりに使う方法もあります。スマホカメラはPC内蔵カメラよりも画質がきれいですよ。
iphoneでウェブカメラは必要なし!iVCamを1歩ずつ詳細説明の記事に詳しいので一読をお勧めします。

また、音声もチェックしておき、こもったり聞こえにくい場合はマイクも必要です。

スマホでもセミナー開催は不可能ではないのですが、画面が小さく参加者の顔もさっと見られませんし、機能が制限されるので、PCを使うことをお勧めします。

*PCのZoomには、インストール版とブラウザ版がありますが、インストール版の方が機能が充実しているので、セミナー主催をするときはインストール版にしてくださいね。

インストールの仕方などはZoomミーティングの参加方法3種!PCもスマホも図解で簡単!の記事に詳しくあります。

手順1 招待リンクの送付

招待リンクは、ミーティングをスケジュールするから入って作成した招待状を参加者に送ります。

この中にミーティングIDやパスワードが入っているので参加者は時間になったら、URLをクリックするだけで参加ができるのです。

招待リンクの作り方については* https://comecohblog.work/zoom-howto #link” target=”_blank” rel=”noreferrer noopener”>こちらの記事に詳しくあります。

当日の準備(おまけ)

セミナーで使うパワーポイントなどの資料は、前もって立ち上げておきましょう。参加者と画面共有をすることで、資料を見せながら話すことができます。

早めにミーティングのリンクに入り、音声や画面の準備をしておきます。

背景が気になるときは、バーチャル背景(仮想背景)を使うのも手です。
バーチャル背景について詳しくは、zoom背景の設定と無料背景11選。スクリーンは100均で作れるよの記事にあります。

本物のホワイトボードなどを使用する場合は、PCとスマホ両方からミーティングに入り、PCで参加者の顔を映したり、画面共有でパワーポイントを見せ、スマホでホワイトボードと話す自分を映すといいですね。

切り替えをするには一人助手がいるとスムーズですね!

待機室はオン(初期設定はオン)にしておきます。参加者は待機室にいったん入り、主催者が承認したらミーティングルームに入れるようになります。

セミナー中

いよいよセミナーが始まります!

セミナーの時間になると、参加者がやってきます。まず待機室に入るので、確認して参加を承認しましょう。

録画をとる

セミナーが始まったら忘れずに録画をとりましょう。録画とると、録画版mp4と音声版mp3が自動的に作られます。

録画をとるには、下のバーのレコーディングをクリックします。

録画または録音を資料として、参加者に配ると振り返りができますね。

録画をとる旨あらかじめ了承をとりましょう。

千明
千明

録画をとるの、私はよく忘れます!ご注意を!

話者以外はミュート

話者以外の参加者はミュートにしておきましょう。

マイクは生活音を拾ってしまい、聞きづらく満足度が下がってしまいます。

ミュートの仕方

右の参加者蘭の下、すべてミュートで一括ミュートができます。

画面共有を使う

画面共有を使うと、パワーポイントを見せながらのセミナーもできます。このほかホワイトボード機能などもあります。

画面共有についてはZoomの画面共有は機能満載!ホワイトボードからリモート制御も!で詳しく。

参加者意識を高めるために

リアルセミナーに負けないくらい参加者意識を高めるには、

  • 出来れば全員カメラオン
  • チャットでアンケート
  • 発言を促す
  • 手を上げるで挙手を促す
  • ぱちぱちなどの反応を促す
  • ブレイクアウトルームでディスカッション

ということがコツになります。

千明
千明

実際こういうことを意識したセミナーに参加すると、充実感が違いましたよ。参加してみるとよくわかります。

出来れば全員カメラオン

カメラオフにすると、参加者意識が薄らいでしまいます。

リアルセミナーだとその場にいるので、嫌でも??集中しますが、Zoomセミナーはみんな自宅などにいるので行動が自由ですよね。

注意が散漫になったり、最悪、寝ていたり、その場から離れているかもしれないです。

また、話者からみても、どういう顔をして話を聞いてくれているのかわからないと、独りで勝手にしゃべっている気持ちになってしまいます。

これ、独りしゃべりで孤独ですよ!みんないなくなっちゃったのかな?と思って聞いてみたら、一生懸命聞いてます!といわれました。そのくらい、反応がわからないんです。

チャットでアンケート


チャット機能を使ってアンケートをとったり、質問を募りましょう。1つ1つの質問に答えていくと、自分の質問が取り上げられることで、とても意識が高まります。

発言を促す


全員1回以上あてて発言をしてもらいましょう。

最初に発言してもらいますよ!という姿勢を見せると緊張感が生まれますね。

手を上げるで挙手を促す


手を上げるという機能もあるので、○○な方は手を挙げてください!という質問をして、手を上げることも促しましょう。

カメラオンで、全員1画面で見えるときは、リアルに手を挙げてもらうのもいいですね!

反応を促す

手をたたく、などの機能もあるので、最初に使うように促し、どんどん使ってもらうように仕向けましょう。何らかのアクションをしてもらうと一体感が出ますね。

ブレイクアウトルームでディスカッション


参加者を少人数の個室に分けるブレイクアウトルームという機能があります。

少人数のワークやディスカッションを取り入れ、2,3人のグループで取り組んでもらいます。

ただし、初対面の人同士だと遠慮しあう、仕切る人がいない、などで、かえって気まずくなる可能性があります。

このような事態を避けるためには、あらかじめ、各グループ内で仕切る人や発言する順番を主催者側で決めておきます。

例えば、

  • 洋服の色が一丸明るい人が司会をお願いします。
  • 洋服の色が明るい順番に発言してください。
  • 名前のあいうえお順でお願いします。

と、わかりやすい基準を作るといいですよ。

これは、リアルセミナーでも同じですね!

ブレイクアウトルームにいる時間をあらかじめ決めて宣言しておきましょう。そして、あと1分、あと30秒とタイムキープのお知らせをします。

詳細からブレークアウトセッションへ

よくあるアクシデント

これは、Zoomあるあるだと思うのですが。。

Zoomセミナー中、回線が重くなって、動きがカクカクになったり、止まったり。。果ては回線が落ちることもよくあることです。

慌てずに、元のミーティングに戻れば大丈夫です。

本当によくあることなので、あらかじめ参加者に周知しておくと安心ですよね。

セミナーの終わり方

セミナーを終わるときは、参加者を見送ってからセミナーを終了しましょう。

最後まで気を抜かないで!

参加者の中には、主催者と少人数になった時にお話したい、と思っている人もいるはずです。こういう時に話すと、さらに親近感や信頼性も上がりますよね!

あまり長くなるようなら、個別相談に持ち込めばいいですね。

zoomセミナー開催のコツのまとめ

Zoomセミナーはうまくやると、リアルセミナーと同様に開催することができます。

大学でもオンラインセミナーを取り入れていますが、そこでもオンラインの良さが認識されています。リアルだと大勢の前で発言しづらかった生徒でもオンラインだとコメントで気軽に発言や質問ができるようになったそうですよ。

このように、Zoomの機能をうまく使うと、リアル以上に質の良いセミナーを作ることができます。

手順のまとめです。

  1. 招待URLを参加者に送る
  2. Zoomミーティングを立ち上げる
  3. リンクから参加者が来たら、参加を承認する

手順は3ステップです。

セミナーがうまくいくためには、リアルセミナー以上に参加意識を高めることが大事だと思いました。
参加意識を高めるためには、参加者が行動するように仕向けることが大事でした。手を上げる、少人数でワークをするなどですね。

今回は、Zoomセミナーを主催したり、参加した経験をまとめました。

こちらの記事でもZoomセミナーについて書いてます。合わせてご覧くださいね!
zoomセミナーのやり方。離脱を防ぎ満足度を上げるコツと準備は?

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